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Diese Seite enthält Informationen zu diesen Datenbanken

Aufgabenzuordnung und Terminverfolgung
Just in time Disposition
Terminvergabe in einer Kurklinik
Verwalten einer Ferienwohunug
Automatisierte Anmeldung bei der Kurverwaltung
Automatische Rechnungs-/Mahnungserstellung
Online Prüfung
Verwaltung von Schulungen
Adressen für Werbeaktionen
Schulungstermine
Aktualisieren einer Internetseite
Gebrauchtfahrzeuge
Auswertung von Marktdaten
Seminarbewertungen
Adressen für den Versand von Informationsmaterial
Projektplanung
Schiffe
Verwaltung von Beratungsbesuchen
Finanzen
Adressen- und Büroverwaltung
Preisfindung

Bemerkungen zu den Beispielen

Alle von mir erstellten Datenbanken sind in enger Zusammenarbeit mit den Auftraggebern konzipiert worden und genau auf deren Betriebsabläufe angepasst. Anders ausgedrückt: die Betriebsabläufe müssen sich nicht an die verwendete Software anpassen, sondern die Software passt sich an die gewohnten und bewährten Abläufe an.

Auf dieser Seite finden Sie zu einigen Datenbanken eine Kurzbeschreibung und es sind ein paar der Vorteile für den Nutzer genannt. Für viele dieser Beispiele gibt es eine weitere Seite, auf der mehr Beschreibung zu finden ist und Bildschirmansichten zu sehen sind. Unterhalb der Kurzbeschreibung finden Sie den Link zu diesen Seiten.


 Aufgabenzuordnung und Terminverfolgung

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Mit dieser Datenbank können Aufgaben geplant, Mitarbeitern zugeordnet und die Abarbeitung verfolgt werden.

Für die Aufgaben sind Kategorien (Aufgabenarten) festgelegt, die geändert und ergänzt werden können. Diese Kategorien können zum Beispiel "Hardwareentwicklung", "Softwareentwicklung" und "Dokumentation" sein.

Die anfallenden Aufgaben werden einem Bearbeiter mit Solltermin zugeordnet.

Jeder Bearbeiter hat an seinem Arbeitsplatz einen Überblick über die ihm zugeordneten Aufgaben und gibt während der Bearbeitung Stati ("begonnen", "unterbrochen", ... , "fertig") an.

Listen der (über-) fälligen Aufgaben können gedruckt werden.
Diese Datenbank hat eine bis dahin ungewohnte Übersichtlichkeit in die Zuordnung der Aufgaben und den Stand der Bearbeitung gebracht. Dadurch ist es jetzt möglich, die Aufgaben gleichmäßiger, also gerechter zu verteilen.

Es kann jederzeit nachvollzogen werden, wie die Bearbeitungsstände sind und wann sie verändert wurden.

Zeitkritische Aufgaben werden farblich markiert. Engpässe können rechtzeitig erkannt werden und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Bessere Kapazitätsplanung des Büros sowie der einzelnen Mitarbeiter.

Bessere Termintreue und somit zufriedenere Kunden.

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 Just in time Disposition

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Mit dieser Software zur Arbeitsunterstützung arbeitet eine Gruppe von Disponenten einer Zulieferfirma der Daimler AG.

Die Lieferungen werden für die nächsten 10 Tage geplant, wobei bis zu vier Lieferungen pro Tag vorgesehen werden können.

Für jedes Teil kann eine Mindestreichweite festgelegt werden. Unter Berücksichtigung von Zulauf und Verbrauch werden die Teile markiert, bei denen ein "Mangel droht".

Die notwendigen Bestellungen werden automatisch erstellt.

Warnliste der bestandskritischen Teile.
Individuelle Konfigurierbarkeit an jedem Arbeitsplatz.
Diese Datenbank hat eine Vielzahl von uneinheitlichen Excel Mappen mit fast zwangsläufig inkonsistenten Daten abgelöst.

Bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters kann jetzt ein Kollege problemlos die Arbeit übernehmen. Hinweise für den Vertretenden können eingeben werden und erscheinen automatisch an den entsprechenden Stellen bei Bearbeitung der Daten.

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 Terminvergabe in einer Kurklinik

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Die "Klinik Nordseeküste" in Cuxhaven Duhnen, die auf Mutter-Kind Kuren spezialisiert ist, verwendet diese Software zur Planung der Behandlungstermine der Kurgäste.

Planung der vorhandenen Ressourcen unter Berücksichtigung von Urlaub der Mitarbeiter.

Online Erfassung der Verordnungen bei der Anfangsuntersuchung unter Beachtung der verfügbaren Ressourcen, Warnung bei Überschreiten der Kapazitäten.

Terminvergabe der Verordnungen unter Berücksichtigung von Vorlauf- und Ruhezeiten, Abhängigkeiten und verfügbaren Ressourcen.

Automatische Vergabe von Gruppenterminen.

Ausdruck der Terminpläne für Kurgäste und Therapeuten.
Erhebliche Zeitersparnis gegenüber dem vorher verwendeten Verfahren.

Rationelle und flexible Vergabe der Termine, keine „Fehlvergaben“ möglich.

Daher weniger Beschwerden.

Viele nützliche Listen für die Kurgäste und das Personal.

Schneller Zugriff auf die Daten bei Anfragen.

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 Verwalten einer Ferienwohunug

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Diese Datenbankanwendung dient zur Verwaltung einer Ferienwohnung. Die Belegung durch die Gäste wird graphisch dargestellt. Dabei ist der jeweilige Status (Anfrage, verbindliche Buchung, bezahlt) farbig gekennzeichnet.

Die Daten werden auf die relevanten anderen Datenbanken im System verteilt. So werden zum Beispiel die Adressen der Gäste in die zentrale Adressdatenbank und die erwarteten Zahlungen als Voreintrag in die Kontodatenbank eingetragen. Termine wie Schlüsselversand und Abnahmetermin werden nach Outlook übergeben.

Die Mietverträge werden anhand der erfassten Daten automatisch erstellt und, falls der Gast über eine E-Mail-Adresse verfügt, als Anhang verschickt.

Die notwendigen Unterlagen für das Finanzamt sind aus dieser Datenbank abrufbar.
Die Abwicklung von Vermietungen wird erheblich vereinfacht, weil alle Aktivitäten aus einer Anwendung erfolgen.

Anfragen über freie Zeiträume können schnell beantwortet werden, da die Belegung auf einen Blick erfasst werden kann.

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 Automatisierte Anmeldung bei der Kurverwaltung

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In den Kurgebieten wird Kurtaxe erhoben. Teilweise melden sich die Kurgäste selbst bei der Kurverwaltung, teilweise werden die Kurgäste von ihren "Herbergen" angemeldet.

Heutzutage bieten einige Verwaltungen die Möglichkeit, die Kurgäste über das Internet anzumelden. Darunter gibt es wiederum Kurgebiete in denen die Anmeldung per "Upload" für einen oder gleichzeitig mehrere Kurgäste erfolgen kann.

Diese Software zur Arbeitsunterstützung erstellt aus Daten, die für andere Zwecke ohnehin schon vorhanden sind, die Datei, die für die automatisierte Anmeldung der Gäste bei Kurverwaltung benötigt wird.
Das lästige Ausfüllen von Papierformularen entfällt.

Das Ausfüllen einer "Internet-Bildschirmmaske" entfällt ebenfalls.

Per "Knopf-Klick" wird die Datei erstellt, die zur Kurverwaltung hochgeladen wird.

Es können beliebig viele Kurgäste gleichzeitig angemeldet werden.

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 Automatische Rechnungs-/Mahnungserstellung

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Bei diesem Unternehmen war eine Datenbank vorhanden, in der die Daten der Kunden und deren Zahlungsverpflichtungen eingetragen sind.

Diese Datenbank wurde um die automatische Erstellung der Rechnungen, Mahnungen und die Buchführung des eingehenden Zahlungsverkehrs ergänzt.
Vor der Erweiterung der Datenbank mussten die Daten jedes Kunde einzeln aufgerufen werden, um den Druck der Rechnung zu veranlassen. Notwendige Mahnungen wurden separat behandelt.

Jetzt wird ein Zeitraum angegeben und alle in diesem Zeitraum fälligen Zahlungen werden angezeigt. Es kann entschieden werden, welche Rechnungen gedruckt werden sollen. Fälle, in denen Mahnungen notwendig sind, werden automatisch angezeigt. Der Druck der ausgewählten Vorgänge erfolgt dann auf Knopf-Klick.

Die Rechnungen/Mahnungen können automatisch per E-Mail als Anhang im PDF-Format verschickt werden (die PDF-Dateien werden automatisch erstellt).

Für die Kunden, die eine Einzugsermächtigung gewährt haben, wurde monatlich manuell eine Liste der Daten zur Weitergabe an die Bank erstellt. Auch diese Liste wird jetzt für den gewählten Zeitraum automatisch erstellt.

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 Online Prüfung

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Online-Prüfung der gefertigten Produkte.

Der Prüfer erhält Fragen, die mit i.O. oder nicht i.O. beantwortet werden müssen (z. B. über Touchscreen).

Die Fragen können Oberbegriffen zugeordnet werden.

Zur Erläuterung können Bilder in den Prüfablauf eingeblendet werden.

An einer Nacharbeitsstation können Fehler behoben werden.

Alle Prüfergebnisse sind jederzeit abrufbar.

Die aufgetretenen Fehler werden laufend graphisch ausgewertet.
Rationelle Prüfung und Nacharbeit.

Laufende Qualitätskontrolle.

Schnelles Aufdecken von Schwachstellen im Produktionsablauf.

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 Verwaltung von Schulungen

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Mit dieser Datenbank werden in einem größeren Betrieb die internen Schulungen verwaltet.

Die Daten der Schulungen und der Referenten werden im Fortbildungsreferat erfasst und im Intranet bereitgestellt. Danach können sich die Teilnehmer zu den Kursen online anmelden.

Die Vorgesetzten werden automatisch per E-Mail über die erfolgte Anmeldung informiert und gebeten, die Teilnahme zu bewilligen oder abzulehnen. Dies erfolgt mit einem Programm, über das die Vorgesetzten alle Schulungsanmeldungen ihrer Kostenstelle und den Einfluss auf das Budget sehen können.

Alle Unterlagen für die Schulung, wie Anmelde-, Absage- und Teilnahmebescheinigungen werden automatisch erstellt.

Unter anderem sind diese Statistiken abrufbar:
- Absagen durch Teilnehmer, Referenten oder Schulungsabteilung
- Teilnehmerzahlen
- Kosten

Die Bewertungen der Seminare erfolgt über PC und können grafisch ausgewertet werden.
Schneller Zugriff auf die Daten bei Anfragen.

Rationelles Erstellen der notwendigen Papiere.

Beurteilung der Seminarqualitäten (Kosten/Nutzen) ermöglicht.

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 Adressen für Werbeaktionen

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Erfassen der Kundendaten.

Eingabeprüfung auf bereits vorhandene Datensätze mit abweichender Schreibweise.

Auswahl der anzuschreibenden Kunden nach diversen Kriterien.
Statistiken.
Kosteneinsparung durch Verhindern von mehrfachem Versand.

Mehrfacheingaben bei Neuaufnahme von Kundendaten werden vermieden.

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 Schulungstermine

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Diese Software dient freiberuflichen Dozenten zur Verwaltung von Schulungen bezüglich
• Termine
• Status (angefragt, Zusage, Rechnung, bezahlt ...)
• Vergütung
• Zeitplan
• Übergabe der Termine an Outlook/Organizer
Elektronischer Datenaustausch mit den Bildungsinstituten (Terminanfragen und -zusagen).

Terminanfragen können leicht auf Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen geprüft werden.

Ausstehende Zahlungen werden sofort erkannt.

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 Aktualisieren einer Internetseite

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Mit dieser Software zur Arbeitsunterstützung wurden die Internetseiten über die Beispiele der von mir erstellten Datenbanken erstellt, also auch die Seite, die Sie gerade lesen und die, zu der der Link unten ("Klicken Sie hier um …") führt.

Das Verfahren ist natürlich übertragbar auf eine Reihe von anderen Berufszweigen. Überall, wo für Objekte (Gebrauchtwagen, Mietobjekte) eine separate Internetseite mit den Informationen erstellt werden soll, ist diese Software das richtige.

Für jedes Objekt können mehrere Bilder mit dazugehörigen Beschreibungen und Informationen in die Datenbank eingetragen werden. Auf Knopf-Klick werden die Unternetseiten erstellt und können veröffentlicht werden. Dabei haben alle Seiten das gleiche Erscheinungsbild.
Die Erstellung der Internetseiten geht problemlos und schnell.

Alle Seite haben ein einheitliches Erscheinungsbild.

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 Gebrauchtfahrzeuge

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Die Daten der angekauften Fahrzeuge und die des Verkäufers werden erfasst. Die Daten können nach verschiedenen Suchkriterien schnell gefunden und ggf. ergänzt werden. Ein Suchen in Ordnern ist nicht mehr notwendig.

Beim Erfassen der Daten für einen neuen Vertrag müssen nicht alle Daten eingegeben werden. Viele Daten können durch klicken aus "sich selbst ergänzenden" Tabellen übernommen werden.

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 Auswertung von Marktdaten

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Dieser Kunde erwirbt von einem Institut Daten über den Markt, in dem er selbst auch anbietet. Die Daten werden monatsweise in einem sehr "rohen" Zustand in CSV Dateien geliefert. Für diverse Marktsegmente sind die Daten in separaten Dateien enthalten.

Die Daten werden importiert, zusammengeführt und können dann in den verschiedensten Weisen zusammengefasst und ausgewertet werden. Unter anderem wird eine Art "Hitliste" erzeugt. Diese Hitliste kann auf Basis "Hersteller", aber auch auf Basis "Produkte" angezeigt werden.

Von dieser Datenbank kann ich keine Bildschirmansichten veröffentlichen. Es handelt sich um einen hart umkämpften Markt. Jede Darstellung würde mehr von der Firmenstrategie preisgeben, als mein Kunde mir zugesteht.

Natürlich kann die Quelle der Daten auch eine andere sein. Zum Beispiel können Daten aus dem eigenen SAP System downgeloaded werden. Anschließend werden sie in den verschiedensten Weisen ausgewertet und dargestellt, die das SAP System nicht in der vorhandenen Konfiguration bietet.
Der Kunde erhält schnell Informationen, die sonst nur auf sehr aufwendige Weise zusammengestellt werden müssten.

Nummerische und graphische Darstellung.

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 Seminarbewertungen

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Die Teilnehmer geben nach der Schulung eine Bewertung über ihren PC ab. Dazu werden ihnen Fragen gestellt, für die sie auf einer graphischen Skala einen Wert abgeben. Durch dieses Verfahren sind die Teilnehmer von den althergebrachten Zahlen (1 bis 6 oder 1-10) und Begriffen (sehr gut bis mangelhaft) befreit und es ergibt sich eine objektivere Bewertung.

Daneben können die Teilnehmer zu jeder Frage auch einen Klartext-Kommentar abgeben.

Hinter der graphischen Skala steckt eine feinere Auflösung, so das eine aussagekräftigere Auswertung möglich ist.

Die Auswertung erfolgt unter anderem auch als Balkendiagramm, wobei bei Bedarf einzelne Kursarten, Dozenten usw. selektiert betrachtet werden können.

Alle textlichen Bewertungen sind abrufbar.
Hilfsmittel zur Qualitätskontrolle, Schwachstellen (Seminare / Dozenten, die tendenziell nicht "gut ankommen") werden trotz der großen Zahl von Seminaren leicht erkannt.

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 Adressen für den Versand von Informationsmaterial

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Umsetzen „gekaufter“ Adressen in eine übersichtliche Darstellung.

Auswahl der Adressen für Versandaktionen nach
- Gewerbeart
- Betriebsgröße
- Postleitzahlengebiet

Beim Festlegen der Auswahlkriterien ständig aktuelle Anzeige der Anzahl selektierter Adressen .

Speicherung der Auswahlkriterien zur Wiederverwendung.

Übergabe von Aufträgen an die Druckzentrale.
Ersetzt Aufträge in Papierform, bei denen die Kosten der Aktion erst nach Abschluss bekannt wurden.

Gezielte Auswahl der Adressen.

Einfache Wiederholung von gelaufenen Aktionen.

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 Projektplanung

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Angebotskalkulation und –erstellung.

Strukturierung der Arbeitspakete, Zuordnung von Spezifikationen und Arbeitsanweisungen.

Mengengerüst, Zeitplanung.

Erfassung von Lieferantenangeboten, Listen der günstigsten Beschaffung,
Kosten/Leistungsvergleich, Überschussrechnung.

Erstellen und Registrieren der Rechnungen.

Umsatzsteuervoranmeldung, Unterlagen für die Steuererklärung.
Rationelles Erstellen von Angeboten und Rechnungen.

Finanzsituation jederzeit darstellbar.

Möglichkeiten zur Kosteneinsparung werden leicht erkannt.

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 Schiffe

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Zuordnung der Schiffe zu den Reedern.
Anzeige des aktuellen und der vorherigen Schiffsnamen.
Anzeige des aktuellen Ausrüstungsstandes.
Garantieabwicklung.
Erstellen von Lieferscheinen, Zollpapieren, Rechnungen.
Der Aufwand beim Versand von Softwareupdates ist auf 10% gesunken (Sie lesen richtig: um 90%!).
Die Garantieabwicklung konnte erheblich vereinfacht werden.

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 Verwaltung von Beratungsbesuchen

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Erfassung von Personal- und Klientendaten.
Buchführung über die Besuche.
Anzeige der anstehenden Besuche bei den Klienten nach „Dringlichkeit“.
Lagerverwaltung des benötigten Materials.
Abrechnung.
Hat „Zettelwirtschaft“ abgelöst.
Klienten werden nicht „vergessen“.
Für einen ausreichenden Materialnachschub ist gesorgt.

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 Finanzen

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Führen mehrerer Konten, Renditeanalysen der Geldanlagen, aktueller Depotbestand nach Import der Kurse aus dem Internet, graphische Darstellung der Kursentwicklung.
Aufbereitung der relevanten Daten für die Steuererklärung.
Durch den automatischen Vergleich von monatlichen Abbuchungen mit den Sollbeträgen werden Fehlbuchungen leicht erkannt.
Aktueller Depotbestand verfügbar.
Detaillierte Kostenanalyse.

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 Adressen- und Büroverwaltung

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Strukturierte Erfassung der Partner (mehrere Standorte pro Firma, mehrere Mitarbeiter pro Standort).
Steuerung von MS Word (Auswahl der Vorlage, Einfügen der Adresse, Erstellen von PDF Dateien ...) .
Registrierung der Korrespondenz mit den Kunden.
Erfassen aller anderen Kontakte (Telefonate, Besuche, ...).
Erfassen von Entfernungen für Abrechnungszwecke und Steuererklärung.
Transparenz im Geschäftsverkehr.
Keine Suche nach Korrespondenz in Ordnern.
Auf die Daten wird von anderen Programmen zugegriffen (keine Mehrfacherfassung).

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 Preisfindung

Teile der Funktion in KürzeEinige der Vorteile für den Nutzer
Zugriff auf die Daten eines Warenwirtschaftssystems.
Zuordnung von Kunden in Abhängigkeit vom Umsatz zu Rabattklassen.
Berechnung der ermäßigten Preise.
Preise für „Sonderkunden“ müssen nicht mehr mit dem Tascherechner festgelegt werden.

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Bemerkungen zu den Beispielen

Die in den Beispielen zu sehenden Daten sind soweit verändert, dass ein Rückschluß auf die tatsächlichen Verhältnisse nicht möglich ist. Ähnlichkeiten bei Personendaten (Namen, Adressen u.s.w.) sind rein zufällig. Das Verfremden der Daten und Aufbereiten der Bildschirmbeispiele erfordert sehr viel Zeit. Daher ist nur ein kleiner Teil meiner Software zur Arbeitsunterstützung dargestellt.

Die Angaben bzgl. der Funktionalität ist nur eine Auswahl und keineswegs vollständig. Das gleiche gilt für die genannten Vorteile für meine Kunden. Bei Interesse kann ich Ihnen detaillierte Angaben zur Verfügung stellen oder Ihnen die Datenbanken vorführen.

In den Beschreibunghen der Beispiele werden die für Datenbanken üblichen Begriffe verwendet. Wenn Sie damit nicht vertraut sind, können Sie mehr dazu erfahren, indem Sie hier Klicken.

Sollte diese Liste kein Beispiel enthalten, das Ihren Bedürfnissen nahe kommt, fragen Sie bitte nach. Hierzu können Sie die Kontaktseite benutzen.


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