Verwalten einer Ferienwohunug
(Details)
Diese Seite enthält Informationen zu den Punkten
 Belegung der Wohnung
Mietvertrag und Outlooktermine
Erstellen und senden von E-Mails
Übernehmen eines Standardtextes in die E-Mail
Unterstützung beim Schlüsselversand
Belegungsplan für das Internet
Weitere Informationen
Belegung der Wohnung
Im oberen Teil des Bildschirms ist die Belegung der Wohnung für die nächsten sechs Monate dargestellt. Die Farben geben Auskunft über den Status der jeweiligen Vermietung. Die Vermietung im Januar (dunkelgrün) ist erledigt. Für den Zeitraum im Juli (grün) liegt der Mietvetrag unterschriebn vor, für die drei Belegungen im März/April sind die Verträge "unterwegs".
Durch die Tasten mit den Pfeilen kann der Zeitraum monatsweise in die Vergangenheit bzw. die Zukunft verschoben werden.
Wenn der Cursor mit der Maus auf einen markierten Zeitraum steht wird der Name des Mieters in einem kleinen Fernster angezeigt. Durch Klicken werden alle Daten dieser Belegung im unteren Teil des Bildschirms angezeigt und können bearbeitet werden.
Durch Klicken auf die im Bildschirm verteilten blauen Fragezeichen kann ein Hilfe zu den jeweiligen Themen aufgerufen werden.
In dem Bereich rechts kann man sehen, wann welche Aktion gelaufen ist (Anfrage, erstellen Mietvertrag, Schlüsselversand).
Die Stati werden zum Teil automatisch vergeben. Wenn z.B. der Mietvertrag über das System erstellt wird (s. nächsten Abschnitt) wird automatisch der Staus "Mietvertrag erstellt" eingetragen. Wenn über das System der Briefumschlag für das Versenden des Schlüssels gedruckt wird, wird der entsprechend Status eingetragen.
Wenn in der Kontoverwaltung beim Download der Kontobewegungen ein Zahlungseingang erkannt wird, wird hier über eine Verknüpfung der Systeme der Status eingetragen und zusätzlich (mit Hinweis) der entsprechende Erinnerungstermin in Outlook gelöscht.
Im linken Bereich sieht man die Berechnung der Miete. Die Mieten werden für beliebig viele Zeiträume (Saisons) übergeordnet festgelegt und für den individuelle Fall automatisch berechnet. Bei Saisonübergreifender Vermietung stehen hier mehrere Zeilen. Die Mieten können nachträglich geändert werden, wenn man z.B. einen Sonderrabatt gewähren will.
Zu jedem Mieter und zu jeder Vermietung können Notizen eingetragen werden. Die Notiz zum Mieter wird automatisch angezeigt, wenn der Mieter erneut eingetragen wird. Rechts außen sieht man die Zeiträume aller Vermietungen des gerade gewählten Mieter
Mietvertrag und Outlooktermine
| Nach Klicken auf die Schaltfläche mit dem gelben Briefsymbol öffnet sich dieses Fenster. Die jetzt gewünschten Aktivitäten können ausgewählt werden bevor man sie durch klicken auf die Schaltfläche unten ("los, mach") gestartet werden.
Das Kästchen für den Mietvertrag ist nur aktiv wenn noch kein Mietvertrag erstellt wurde. Wenn dieses Kästchen mit einem Haken versehen wird (wie dargestellt), werden die Daten wie Zeitraum der Vermietung, Höhe der Miete, enthaltene Leistungen und natürlich die Adresse des Mieters in den Mietvertrag eingetragen.
Im mittleren Teil kann man die Termine markieren (hier Zahlungseingang, Schlüsselversand, Endreinigung), die nach Outlook übergeben werden sollen. Die Zeitpunkte werden automatisch sinnvoll gesetzt, z.B. Zahlungseingang 14 Tage vor dem Anreisetag. |
Erstellen und senden von E-Mails
Nach Klicken auf die Schaltfläche mit dem Briefsymbol wird dieses Fenster zum Erstellen von E-Mails geöffnet.
Die Anrede ist, wie dargestellt, gleich eingetragen. Im linken Teil des Fensters sind die Standardtexte geordnet nach Themen aufgelistet. Durch Klicken wird der gewählte Text an den vorhandenen E-Mail Inhalt angefügt.
Übernehmen eines Standardtextes in die E-Mail
Hier wurde der E-Mail-Text für das Versenden des Mietvertrages gewählt. Das System erkennt dies und fügt den Mietvertrag automatisch an die E-Mail. Die entsprechende Adresse ist unten zu sehen.
Der im Text genannte Zeitraum, die Miete und weitere individuelle Daten werden automatisch aus dem Datenbestand eingefügt.
Es können beliebig viele Standardtexte angefügt und danach bearbeitet werden.
Unterstützung beim Schlüsselversand
Nach dem der Zahlungseingang registriert wurde wird die Schaltfläche für den Schlüsselversand aktiviert. Das heißt, ohne Zahlungseingang kein Schlüsselversand.
Der Zahlungseingang wird entweder automatisch erkannt, wenn beim Download der Kontobewegungen im Kontoverwaltungssystem ein entsprechender Eintrag gefunden wird, kann aber auch manuell gestezt werden.
Belegungsplan für das Internet
Durch Klicken auf die Schaltfläche mit dem Balkengraphiksymbol kann ein Belegungsplan erstellt werden, der ins Internet hochgeladen werden kann. Somit ist es problemlos möglich, den Belegungsplan im Internet aktuell zu halten.
Weitere Informationen
Diese Datenbankanwendung bietet noch eine ganze Reihe von weiteren Funktionen.
Auf Knopfdruck, besser gesagt durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche wird ein Bericht erstellt, der alle Vermietungen des Jahres anzeigt.
Eine weitere Schaltfläche ermöglicht das Drucken eines Berichtes für das Finanzamt, in dem Die Daten der Mieter aus Datenschutzgründen anonymisiert sind.
Für Kontrollzwecke ist in einem Feld angegeben, welche Schlüssel derzeit bei welchem Mieter sind.
Es gibt inzwischen eine Version, mit der beliebig viele Ferienwohnungen verwaltet werden können. Die gestattet es, die passenden Wohnungen nach den Wünschen des Mieters nach Lage und Ausstattung und der Verfügbarkeit im gewünschten Zeitraum zu selektieren. Hier können nicht alle Funktionen dieser Datenbank beschrieben werden.
Falls Sie Fragen zu dieser Datenbankanwendung haben, können sie auf der Kontaktseite erfahren, wie sich mich erreichen oder von dort aus eine E-Mail an mich schicken.
Sie können von hier durch Klicken
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